なぜ内定者フォローメールが必要なのか

maru54 – stock.adobe.com

内定者へのフォローメールとは、内定辞退を防ぐために企業から内定者に送られるメールのことを言います。

フォローメール作成例やポイントをチェックする前に、まずは内定者へのフォローメールが必要な理由について深掘りしていきましょう。

内定者に情報発信ができる

内定者へのフォローメールを送ると、会社が内定者に対して伝えたい情報を発信できます。

また、メールであれば内定者の都合が良いときに内容をチェックできるので、内定者の時間に配慮することも可能です。必要な情報をすぐに、そして確実に届けられるという点では、企業と内定者の双方に必要なツールだと言えるでしょう。

内定者が不安や疑問を解消できる

入社日まで不安な気持ちを抱えながら日々を過ごす内定者はかなり多く、内定者の精神面のケアを怠ると内定辞退者が続出する恐れがあります。

内定者へのフォローメールは、そのような内定者の不安な気持ちと疑問を解消するためのツールとしてさまざまな企業が重宝しています。

内定先企業の社員とつながっている安心感や、質問のしやすさなどは、内定者のモチベーションの維持にもつながります。不安や疑問を解消する際は、同時に企業や業務についてのイメージや魅力を伝え、内定者の精神面を支えることが大切です。

内定者とコミュニケーションが取れる

内定者へのフォローメールは、内定者が入社する前に職場の人間関係を築き上げる機会に直結します。

企業と内定者が定期的に連絡を取り合うことで、お互いへの理解を深めることができます。特に内定者にとっては、社内に見知った先輩がいるだけで「入社後に行き詰まっても相談できる人がいる」という安心感が得られるはずです。

企業側から内定者に向けてコミュニケーションを取る機会を積極的に作ることが内定辞退者の予防につながっているので、フォローメールは企業にとって必要不可欠なものだと言えるでしょう。

【例文】内定者へのフォローメール

naka – stock.adobe.com

内定者へのフォローメールを作成する最大のポイントは、内定者に寄り添うことです。また、フォローメールには必ず内定者が次に取るべき行動を示すようにしましょう。

基本的なフォローメールの流れは以下の通りです。

フォローメール作成の基本を理解したら、これから紹介する例文を踏まえて事務的で冷たい印象にならないように言葉や表現にも注意しながら作成してみてくださいね。

内定通知後にフォローする場合

内定式を通知する場合

次回来社日の確認をする場合

内定者へのフォローメールを作成するポイント

yumeyume – stock.adobe.com

内定者の心を掴むようなフォローメールを作成するには、いくつかのポイントがあります。早速紹介いたしますので、フォローメール作成時に活かしましょう。

内定者一人ひとりに合わせた内容を送る

内定者へのフォローメールでは、内定者一人ひとりに合わせた内容を送るようにしましょう。

フォローメールは内定者の入社意欲や仕事へのモチベーションを高めます。そのためには内定者の面接などで示されたアピールポイントや印象など、その内定者に合わせた内容をメールに記載することが大切です。

そうすることによって他社のフォローメールと差別化できるだけでなく、内定者に「しっかりと自分を評価してくれている」と思ってもらえます。長文で書く必要はないので、一文にまとめて伝えるようにしてくださいね。

「適度な距離感」を意識する

フォローメールを作成するときは、内定者との「適度な距離感」を意識しましょう。

どうしてもテキストベースだけで想いを伝えると、言葉の使い方や表現に注意しないと冷たい印象を持たれてしまう場合があります。あまりにも事務的な言葉遣いや表現は避けたほうが良いでしょう。

しかし、親近感を持ってもらえるようフランクに書いたとしても不快感を与える恐れがあるので、社会人としてのマナーを忘れず程よい距離感で対応するようにしてください。

メールを送る時間帯に注意する

内定者へのフォローメールを送るときは、送信する時間帯にも注意が必要です。

始業・終業時刻以外の時間帯にメールを送ると、内定者には「長時間労働が常態化している」という印象を植え付けてしまうリスクがあります。企業の悪印象につながるので、業務時間内に送信することを心がけましょう。

最近ではSNSを使ったフォローメールもある！

Monet – stock.adobe.com

内定者へのメールは内定辞退者を減らすために必要なフォローですが、企業にとって次のようなデメリットがあるのも事実です。

内定者へのフォローメールに苦悩する企業も多く、最近ではフォローメールを効率化する動きも見られます。その動きのなかで特に活発化しているのが、SNSを使ったアプローチです。

採用担当者がSNSのチャットグループ内で連絡することによって、内定者とのコミュニケーションを気軽に取れるようになります。さらに開封率や返信率も高まるので、連絡の二度手間を軽減することもできるでしょう。

SNSが身近にある内定者にとっても不安点や疑問点を聞きやすくなり、入社前の悩みをすぐに解消できるため内定辞退者を大幅に減らすことができるはずです。

ただし、内定者のなかには「企業や内定者同士とSNSを交換したくない」という人もいます。この場合は、内定者をフォローするために作られたSNSやアプリが開発されているので、内定者フォローに向けて導入を検討すると良いかもしれません。

フォローメールの作成は内定者に寄り添うことが大事！

beeboys – stock.adobe.com

内定者へのフォローメールの作成がうまくいけば、内定者の入社意欲や仕事へのモチベーションを高めることができます。

より良いフォローメールを作成するためには、内定者に寄り添うことを忘れないでください。宿泊業界に限らずどの業界でも通じることなので、この記事で紹介した例文を参考に内定者の心を掴むフォローメールを早速作ってみましょう。