リファラル採用の応募者を不採用にする際の注意点

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リファラル採用は、既存社員に人材を紹介して貰う制度です。社風や業務内容を知っている社員が「この人なら」と思った人材を紹介してくれるので、ミスマッチが起こりにくいメリットがあります。

しかしながら、面接の結果不採用にすることも当然あり得ますよね。リファラル採用での応募者を不採用にした際、どのように伝えるべきなのかを考えていきましょう。

リファラル採用で不採用を伝える時は慎重に

リファラル採用で気を付けたいのは、不採用にすることで紹介者と応募者との関係にヒビが入ってしまうことです。

それを恐れて良い友人・知人が居ても、紹介を躊躇する既存社員は少なからず居るでしょう。安心して紹介して貰うためには、不採用の伝え方に細心の注意を払い、フォローを行うことが必要です。

リファラル採用で不採用を上手に伝えるためのコツ

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リファラル採用での不採用を穏便に済ませるためには、いざ不採用通知を伝える段階で注意を払うだけでは不十分です。

本格的なエントリーに進んでもらう前から、不採用にする可能性を考えて動きましょう。ファーストコンタクトから順番に、押さえておきたいポイントを解説します。

選考に誘う人を見極める

どんなに丁寧な伝え方をしても、不採用と言われて傷つかない人は居ないのではないでしょうか。まずは極力不採用にすることを避けるため、選考に進んで貰う人を見極めましょう。

どんな人材が欲しいのかを既存社員に明確に伝えてください。そしてカジュアル面談やイベントに来てくれた人の中から、採用の見込みが高いと感じた人を選んでエントリーに誘うのです。

反対に、採用の見込みが低い人にはそれとなく「今の仕事を続けられた方が良いかもしれないですね」「他にこういう業界で活躍できそうだと思いますよ」と伝えてみましょう。もしそれでも選考に進みたいという希望があれば、熱意を買って面接を行ってみるのもアリです。

選考に進んでもらう段階で期待値を設定する

既存社員からの紹介で訪問した企業で、ぜひエントリーして貰いたいと言われれば「これはほぼ採用確定なのでは？」と考える人も居ます。

しかし、リファラル採用は応募の入口が既存社員の紹介だというだけであって採用の基準を甘くしたり、正式な面接を行う前の時点で採用を決めることはありませんよね。

残念ながら不採用にするとなった場合の失望を軽減するためには、エントリーして貰う時点で不採用になる可能性・一般の選考と採用の基準は変わらない旨を説明しておくと良いでしょう。

不採用の理由を明確に

リファラル採用で不採用にする際、特に注意したいのはわだかまりが残らないようにすることです。そのためには、不採用の理由をごまかさず、正直に伝えて納得してもらうことが必要です。

できるかぎり傷つけず、失礼にならないように言葉を選んで明確な理由を伝えてください。また、良かった点ところや応募者の強みだと感じた部分もフィードバックし、今後のキャリア設計の参考となるアドバイスを沿えるのも良いでしょう。

不採用でも「応募して無駄じゃなかった」と思って貰える対応が望ましいですね。感じ方は人それぞれですが、気持ちよく終われるように心がけて対応してくださいね。

感謝の気持ちを伝える

例え不採用であっても、友人・知人を紹介してくれた既存社員とエントリーしてくれた応募者への感謝の気持ちは忘れずに示しましょう。

ある企業ではリファラル採用で不採用にした場合、紹介者と応募者が一緒に行ける食事券をプレゼントしているそうです。関係にヒビが入ってしまうのを防ぐことにも役立ちますね。このように、感謝の気持ちを形で示す制度を設けるのも良いでしょう。

リファラル採用と同時に採用支援サービスも活用しよう

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不採用にした際の伝え方やフォロー次第で、リファラル採用の成功率は変わってくるはずです。大事な友人・知人を安心して紹介してもらえるよう、気遣いを忘れずに取り組んでくださいね。

リファラル採用を行うと同時に、採用支援サービスの利用も採用活動の効率化に有効です。既存社員がなかなか人材を紹介してくれない・望む人材が来てくれないとう時は、採用支援サービスの人材紹介を活用しましょう。

おもてなしHRはホテル・旅館に特化した採用支援サービスです。専任スタッフが多数登録している宿泊業界の経験者や、宿泊業界に関心の高い求職者の中から、希望に適う人材を紹介します。ホテル・旅館で人材確保に困ったときにはぜひ、活用してくださいね。