【面接日程変更の電話のかけ方】印象を下げない伝え方＆マナー
目次
面接日程を変更したい！電話でかけても良い？
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面接日程を変更する場合は、もちろん電話でもOKです。特に、急ぎの場合は必ず電話でかけるようにしてください。
また、電話をかけるとき「失礼のないように終わらせたい」「自分の言い回しが不安……」など、自分の電話応対に不安を抱く方は多いですよね。
面接官の印象を下げないためにも、本記事を通して電話の流れや伝え方を確認していきましょう！
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【基本の流れ】面接日程の変更を電話で伝える
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電話で面接日程を変更するときの流れを紹介します。
①名乗る
まずは、自分が何者なのかを伝えなければなりません。
「貴社に応募している（氏名）です」「〇〇大学〇〇学部の（氏名）です」などのように名乗りましょう。
②採用担当者につなぐ
採用担当者が電話に出た場合は代わってもらう必要はありませんが、別の方が出たときは担当者につないでもらわなければならないことがあります。
採用担当者の名前が分かるのであれば「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」、分からないときは「面接の件でご相談がございまして、担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と事情を簡単に説明すればOKです。
③面接日程を変更したいことを伝える
面接日程を変更したい旨を伝えましょう。
相談した後は、企業の指示に従います。
メールで希望日を送るように促される場合もあれば、電話口で希望日を聞かれることもあるため、電話をかける前に候補日を用意しておいてくださいね。
④お礼を言う
調整が終わった後は、必ずお礼を言いましょう。
基本的に企業側が電話を切るまで待ちますが、電話が切られる気配がないときは、こちらから終了してもOKです。
もし、面接日程を変更できない、辞退してもらうことになると言われた際は、「承知しました。では、大変お手数ですが辞退という運びでよろしくお願い致します」と伝えます。
踏みとどまってもらえないか聞きたいのであれば、「さようでございますか。どうしても難しいでしょうか？」と一言添えてみても良いかもしれません。
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【例文】電話での面接日程の変更の伝え方
電話での面接日程変更の伝え方を見ていきましょう。
＜担当者が出た場合＞
（企業）
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇人事部の〇〇が承ります。
（自分）
お忙しいところ失礼いたします。私、現在貴社の選考を受けさせていただいている〇〇と申します。
面接の件でご相談したいことがございまして、只今お時間よろしいでしょうか？
（企業）
はい、いかがなさいましたか？
（自分）
大変恐縮なのですが、〇月〇日にお約束していた面接日に出張の予定が入ってしまい、貴社へ伺うのが難しい状況です。
身勝手なお願いでお手数をおかけしてしまいますが、面接日程を変更していただくことは可能でしょうか？
（企業）
分かりました。
詳細はメールで伺いますので、こちらからお送りするメールに返信する流れで希望日時をお知らせください。
（自分）
承知しました。メールが届き次第対応いたします。
お忙しいところご対応いただきありがとうございました。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
失礼します。
＜担当者が不在の場合＞
（企業）
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇人事部の〇〇が承ります。
（自分）
お忙しいところ失礼いたします。私、現在貴社の選考を受けさせていただいている〇〇と申します。
面接の件でご相談したいことがございまして、担当の〇〇様いらっしゃいますでしょうか？
（企業）
申し訳ありません。〇〇は現在席を外しております。
12時頃に戻る予定ですので、改めてご連絡いただいてもよろしいでしょうか？
（自分）
承知いたしました。それでは、12時以降に改めてお電話でご連絡いたします。
（企業）
お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします。
（自分）
恐れ入ります。ご多忙のところありがとうございました。
失礼いたします。
面接日程の変更を電話で伝えるときのマナー
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企業に電話をかけるときは、いくつか気を付けなければならないポイントがあります。
注意点を紹介しますので、一通りお目通しください。
始業前と終業後は避ける
始業前と終業後にかけても、人事の方は電話に応答できません。
営業時間内に電話をかけるようにしましょう。
友達口調にならないように気を付ける
- ・ちょっと→「少々」
- ・〜しちゃって→「〜してしまいまして」
など、電話では敬語を外さないように気を付けてください。
ビジネスマナーが身についていないと思われると、好ましくない印象を与えてしまいます。
また、敬語を正しく使うことも大切です。
無理に難しい敬語を使う必要はありません。間違った言い方をしないように注意しましょう。
言葉ははっきり話し、声のトーンを上げる
電話は、対面で話すときよりも声が聞き取りづらいことが多いです。
小さい声でぼそぼそと話すのではなく、はっきりと「です、ます」まで声に出し、トーンを若干上げて相手が聞き取りやすい話し方をするように心がけましょう。
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