時間を気にせずホテルに問い合わせたい！適切な方法は？
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宿泊前に確認したいことがあるときや、宿泊して忘れ物に気が付いた時など、ホテルに問い合わせが必要になる場面はままあります。
問い合わせ方法として一般的な手段は電話でしょう。フロントが開いている時間であれば、いつ電話しても対応はしてもらえますが、常識的な時間帯に掛けることがマナーです。また、チェックイン・チェックアウトなどの対応で忙しく、電話を掛けると迷惑になる時間帯もあるでしょう。
時間を気にせずホテルに問い合わせをするには、どのような方法が適しているのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
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時間を気にせずホテルに問い合わせする2つの方法
ホテルへの問い合わせ手段は、電話だけではありません。時間を気にせず問い合わせできる、2つの方法を紹介します。
メールでの問い合わせ
ひとつ目の方法は、メールでの問い合わせです。ホテルのホームページにメールアドレスが掲載されている場合は、メールで問い合わせてみましょう。
宿泊前なら自分の使命と連絡先、問い合わせ内容を書いてください。予約を取っている場合は予約番号も書くと良いでしょう。宿泊後なら、それらに加えて泊まった部屋の番号や、宿泊日を書いておくとスムーズです。
問い合わせフォームからの問い合わせ
ホテルのホームページに問い合わせフォームが設置されている場合は、フォームから問い合わせましょう。必要な情報を項目ごとに入力する欄があるので、それに従って入力すればOKです。
必須項目は入力しないと先に進めなくなっているため、情報の不足で何度もやり取りが発生するリスクは低いでしょう。回答はメールで来ることが一般的です。
なお、電話による問い合わせについては以下の記事で詳しく解説しています。併せてご一読ください。
ホテル＆旅館業界の就職・転職についての記事
メール・問い合わせフォームからホテルに問い合わせるメリット
メールや問い合わせフォームからの問い合わせは、時間を気にする必要がないことの他にもさまざまなメリットがあります。詳しく見ていきましょう。
やり取りが残る
メールや問い合わせフォームからの問い合わせは、電話での問い合わせと違ってやり取りの内容が残ります。
聞いた内容を忘れてしまったり、再度確認したくなったりした際は、やり取りを見直せばOKです。また、文書によるやり取りのため、お互いに勘違いが少ない点もメリットでしょう。
待たされる時間がない
メールや問い合わせフォームからの問い合わせは、電話がつながるまで待機したり、確認中に保留で待たされたりすることはありません。
都合の良いタイミングで質問を送信し、あとは他のことをしながら待てるため、忙しい人にとってもストレスが少ないでしょう。
手間が少ない
ホテルのシステムや仕事の振り分けによっては、電話を掛けることに多少の手間を感じることがあります。予約専用の電話番号があったり、自動音声で問い合わせ内容別の番号を選ばなければ担当者につながらなかったり。また、電話番号を間違えてしまうこともあるでしょう。
その点、メールや問い合わせフォームからの問い合わせであれば、必要事項を記入して送信するだけです。シンプルで手間の少ない問い合わせ方法と言えるでしょう。
メール・問い合わせフォームからホテルに問い合わせる際の注意点
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メールや問い合わせフォームからの問い合わせは便利ですが、いくつか注意したいこともあります。以下のようなことには気を付けましょう。
連絡先の間違いに注意
メールでの問い合わせなら、自動的に自分のメールアドレスが先方に伝わります。しかし、問い合わせフォームの場合は、自分のメールアドレスを手入力しなければなりません。
1文字間違えただけでも、回答を受け取れなくなってしまいます。自分のアドレスに間違いがないか、細心の注意を払ってくださいね。
メール設定に注意
自分のメール設定によって、回答のメールを受信できなくなることがあります。指定したメールアドレス・ドメインからのメールしか受け取れない設定になっていないか確認しましょう。
もし、指定がある場合はホテルのメールアドレス・ドメインを受信できるように設定してくださいね。
メールの見落としに注意
メールはお互いに、見落としが起こりやすいものです。毎日、たくさんの問い合わせが来るホテルでは担当者が見落としてしまうこともあるでしょう。また、他のメールに埋もれたり、迷惑メールフォルダに入ったりしてこちらが気が付かないことも考えられます。
メールや問い合わせフォームから問い合わせをしてから2. 3日は、こまめにメールチェックしながら回答を待ちましょう。2.3日待っても回答がない場合は、再度問い合わせることをおすすめします。
TPOに応じて問い合わせ方法を選ぼう！
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メールや問い合わせフォームを活用することで、スムーズに問い合わせができます。しかし、回答が来るまで多少の時間を要するため、急いで確認したいことがあるなら、電話の方が適しているでしょう。TPOに合わせて問い合わせ方法を選んでくださいね。
なお、ホテル・旅館の仕事探しはおもてなしHRにお任せください。
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