面接の結果がメールで来たら返信は必要？採用の場合・不採用の場合の正しいメール対応を解説！

 採用・不採用通知のメールに返信は必要？

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採用面接の結果通知がメールで来ることがありますが、返信をするべきなのかどうか迷ったことは無いでしょうか。

採用・不採用それぞれの場合の正しいメールの対応について解説します。返信する際の例文も紹介しますので、ぜひあなたの就職・転職活動に役立ててくださいね！

面接の結果が採用だった場合

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採用の通知がメールで来た場合は、返信必須です。

返信が遅かったり、返信をしないで居ると採用担当者が困るだけでなく、入社前から「意欲が低いのでは？」と思われてしまいます。受信から24時間以内の返信が望ましいでしょう。

入社を承諾する・内定を辞退する・考える時間が欲しいなど状況はさまざまですが、どんな場合でも必ず返信してください。パターン別に返信の例文を見ていきましょう。

入社を承諾する場合

入社を承諾する場合は、内定をくれたことに対する感謝の気持ちと、入社後の抱負を簡潔に記載して返信すると良いでしょう。

謙虚さを出そうと思って「未経験で自信はありませんががんばります」などとネガティブなことを書くのはNGです。前向きなやる気をアピールしてくださいね。

【例文】

株式会社　××カンパニー

人事部

採用　次郎様

大変お世話になっております。

先日、面接を行っていただきました合格　太郎と申します。

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。謹んで内定をお受けいたします。

貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。

入社後にはこれまで培ってきた△△の経験を生かし、一日も早く貴社に貢献できるよう、気を引き締めて業務にあたりたいと存じます。

今後ともなにとぞよろしくお願いいたします。

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合格　太郎

携帯番号：090-××××-××××

メール：○○○○@××××.jp

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内定を辞退する場合

内定を辞退する場合でも、まずは内定をくれたことのかんしゃを伝えましょう。辞退する理由を具体的には記載することは避けて「申し訳なく思っているが熟考の結果辞退する」というニュアンスで伝えましょう。

【例文】

株式会社　××カンパニー

人事部

採用　次郎様

お世話になっております。先日、面接を行っていただきました合格　太郎です。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、熟考の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

選考に貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となったことを大変心苦しく思っております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びを申し上げるべきところですがメールでのご連絡となることを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。末筆ではございますが貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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合格　太郎

携帯番号：090-××××-××××

メール：○○○○@××××.jp

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考える時間が欲しい場合

入社を承諾するか、辞退するか考える時間が欲しい場合は、内定をくれたことへの感謝を表明した上で「まだ入社を決めたわけではない」という点を明確にしましょう。

時間が欲しい理由（方便でもOKです）と、いつまで待って欲しいのかを伝えてください。

【例文】

株式会社　××カンパニー

人事部

採用　次郎様

お世話になっております。先日、面接をしていただきました合格　太郎と申します。先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。このような光栄をいただくことができ、大変嬉しく思っております。

すぐにでも入社のお返事をしたいところなのですが現在、他にも選考が進んでいる企業があり、○月○日に終了する予定です。

貴社への入社を前向きに検討しておりますが、しっかりと検討した上で判断させていただきたく考えておりますので○月○日まで入社のお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。

ご多忙の中、ご迷惑をおかけすることとなり大変申し訳ございませんが、ご了承いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

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合格　太郎

携帯番号：090-××××-××××

メール：○○○○@××××.jp

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面接の結果が不採用だった場合

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面接の結果が残念ながら不採用だった場合には、基本的には返信は不要です。不採用にした人にはテンプレのメールで対応することが一般的、採用担当者も「返信は来ないもの」と認識していることが多いのです。

しかし、返信をするのがNGというわけではなく、以下のような場合には返信しても良いでしょう。いずれの場合も不採用の理由を問いただしたり、不採用になったことを恨みがましく思っていると捉えられる文章にならないよう、注意が必要です。

採用担当者に感謝の気持ちを伝える

面接をしてくれた採用担当者から、今後の就職・転職活動に役立つアドバイスを貰った・特に親身になってくれたなど、感謝の気持ちを伝える返信はしてもOKです。

素直に感謝されて、悪い気がする人は居ませんよね。エールをお返しするつもりで返信しましょう。

返信することで気持ちを切り替える

不採用の通知を受け取れば、誰でも少なからず落ち込むものです。そんな気持ちを整理するために返信をするのは良いでしょう。次の採用試験を頑張るために、区切りをつけるのです。

ただし、自分の気持ちを晴らすことだけを考えた返信ではNGです。面接の機会を貰ったことへの感謝を込めて返信してくださいね。

チャンスの種を蒔いておきたい場合

不採用通知のメールに返信することが後々のチャンスに繋がることもあり得ます。例えば最終面接まで残って不採用となったのであれば、内定辞退者が出たときにひょっとすると声を掛けてもらえるかもしれません。

正式に不採用になった後であるため、はっきり言って可能性は低いです。しかし返信することで熱意をもうワンプッシュできるのですね。志望度が高かった企業なら、やってみて損は無いでしょう。

採用でも不採用でもメールの返信は丁寧に

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採用の場合はもちろん、不採用でもメールの返信をする時にはメールのマナーを守って丁寧に返信しましょう。

メールは後々まで残るものです。おかしなメールを送って入社前から評判を落としたり「やっぱりこの人は不採用にして正解だった」と思われることが内容に気を付けてくださいね。

今回解説したメールの返信に関することなど、就職・転職活動は悩む場面が多いものです。就職・転職活動で困った時には、支援サービスを活用しましょう。サービスにもよりますが、担当のアドバイザーが親身になって相談に乗ってくれるはずです。