電話で面接の予約をする場合のマナーを知ろう！

電話で面接の予約をするときのマナーがある

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求人サイトや求人雑誌には、担当者の連絡先が記載されることがあります。面接を希望する場合には電話で連絡をする必要がありますが、求職者にとっては緊張する場面です。面接の予約をする電話は、日常の電話とは当然異なります。マナーを意識して電話をすることが重要です。

姿が見えないからといって、気を緩ませすぎてはいけません。電話であっても、人柄は伝わるもの。電話口の相手に失礼のないようにすること、配慮を欠かさないことが何よりも重要です。家族や友人との電話とは全く異なることを忘れないでください。

電話で面接の予約をする流れ

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電話での面接の予約は、誰でも緊張するもの。面接の予約をする場合の流れについてご紹介します。事前に確認しておくと安心です。

あいさつをする

あいさつから会話を始めるのは当然のこと。面接の予約をする場合、ビジネスマナーを意識したあいさつをしましょう。あいさつの後に、名前や学校名を伝えることも忘れないようにしてください。

（例）

「お忙しいところ失礼します。〇〇（学校名）の〇〇（名前）と申します。」

用件を伝える

あいさつの後は、面接の予約をするために電話をかけたという旨を伝えましょう。何の電話なのかが分かれば、企業側も次に何をすれば良いか判断出来るはずです。

初めに結論から伝えるというのは、ビジネスの基本でもあります。用件は何か、結論を明確に伝えるのは、ビジネスマナーの1つです。

担当者への取り次ぎ

企業への電話では、誰が最初に電話を受けるか分かりません。電話に出た相手が必ずしも採用担当者であるとは限りませんので、担当者への取次が必要です。

（例）

「担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」

「採用担当者様はいらっしゃいますか？」

担当者が不在の場合は「○○様はいつ頃お戻りでしょうか？」など、都合の良い時間を聞いたうえで、かけ直すと良いでしょう。

日程を確認する

ここで面接の予約が始まります。自分の都合を優先せず、まずは企業の都合を聞くようにしてください。

どうしても都合がつかない場合は、数日の候補日を出すこと。企業は、面接以外にも多くの業務を抱えています。貴重な時間を割いてもらうという意識を忘れてはいけません。

持ち物などを確認する

履歴書や職務経歴書など、面接当日に持っていくものを確認しましょう。企業によっては、面接後に適性検査などを行うこともあります。筆記用具などの持ち物を、当日に不備のないよう確認してください。

感謝を伝える

面接の予約に必要な会話が全て終了したら、相手に感謝を伝えましょう。忙しい業務の合間に電話をしていることを忘れずに。自分のために時間を割いてくれていることに感謝を伝えることは、ビジネスマナーです。当たり前のように電話を切ってしまうと、印象を悪くしてしまいます。

（例）

「お忙しい中、ありがとうございました。それではよろしくお願いしたします。」

電話で面接の予約をする際の注意点

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電話で面接の予約をする場合、企業へ電話をかけることになります。通常の電話とは違った注意点がありますので、確認しましょう。

業務時間内に電話をかける

企業への電話ですから、業務時間内に電話をかけることは基本です。求人票や企業のHPに就業時間の記載があれば確認しましょう。電話をかけるのは、午前であれば11時頃、午後であれば14時～17時の間が良いでしょう。お昼休憩の時間は企業によって異なりますが、12時～13時頃は担当者が不在であることも考えられます。

ホテルや旅館への電話の場合、時間を迷うことがあるかもしれません。24時間営業であることがほとんどですが、電話をかける時間帯は一般的な企業と同じ時間帯にしましょう。早朝、深夜であっても電話はつながりますが、そういった時間帯での電話は非常識な印象を与えかねません。

メモを取る

面接の予約をする際には、日程や場所を指定されます。間違いを避けるためにも、メモを取るようにしましょう。電話をかける前に、手帳やメモ帳を手元に用意しておくとスムーズです。くれぐれも、メモに集中して会話がおろそかにならないように注意してください。もし、メモを取るのに時間が必要な場合は、メモを取ることを先に伝えると良いかもしれません。

また、事前に質問したいことがある場合は、メモに箇条書きしておくなどすると、聞き忘れが防げます。緊張する場面でもあるので、事前準備は大切です。

静かな場所で電話をする

電話をかける場所にも配慮が必要です。出先や、周囲に人がいる場所は避けてください。声が聞き取りづらくなることで、聞き返すようなことがあっては失礼です。

自宅など、静かな場所を選ぶと良いでしょう。メモを取りながらの電話になることを考えると、落ち着いて座ることができる環境がベストです。

相手より先に切らない

会話が終了したら、相手が切るのを待つようにしてください。ビジネスの場合、特に相手が目上の場合は、相手が電話を切るのを待つのがマナーです。会話が終わった安心感で間を置かずに電話を切ると、ぶっきらぼうな印象を与えてしまうので注意が必要。相手が電話を切ってから、心の中で3秒間カウントすると良いでしょう。

万が一、お互いに切るのを待つような状況になった場合は「お先に切らせていただきます。」と一言伝えれば失礼にはなりません。

面接を予約する電話で好印象を与えよう!

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面接の予約も、就職・転職活動の一環です。電話でのやりとりは相手の顔が見えない分、気が緩んでしまうことがあるかもしれません。配慮に欠けた態度や会話をすることで、企業側にマイナスな印象を与えてしまうことも考えられます。

ホテル・旅館の場合は、特に人柄が重視される業界でもあります。人柄は電話でも伝わるもの。面接当日に気持ちよく迎え入れてもらうためにも、電話の時点で好印象を与えることは非常に重要なのです。

ここで差を付けることで、面接が有利に進むこともあるでしょう。ビジネスマナーを意識した電話で、就職・転職の成功に一歩近づきましょう。