退職届を入れる封筒のマナーをマスターしよう！

退職届の提出時は封筒にもマナーがある！

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退職届を提出する際には、さまざまなマナーを守らなければなりません。退職届を入れる封筒にも、押さえておきたいポイントがあります。

退職届を提出する際には、どのような封筒を使って何を書けば良いのでしょうか。封筒に関するマナーを詳しく見ていきましょう。

退職届を入れる封筒の基本マナー

まずは確実に押さえておきたい基本的なマナーを把握しましょう。最低限、以下のことを守れば失礼にはあたらないはずです。

封筒の選び方

ビジネスシーンで使う封筒は、茶色か白の縦長のものが一般的ですよね。茶色の封筒は日常の業務に使うもの、白の封筒は改まった書類に使うものとされています。

退職届は白の封筒に入れましょう。デリケートな書類のため、中身が透けないように、二重になっているものがベスト。また、退職届は一般的に手渡しするものなので、郵便番号欄のない封筒が適しています。

サイズは退職届の用紙に合わせて、ピッタリ収まるものを選んでくださいね。具体的なサイズは以下の通りです。

• ・A4用紙には長形3号封筒
• ・B5用紙には長形4号封筒

また、封筒に退職届を入れる際には三つ折りにし、取り出してすぐに読める向きで入れましょう。

封筒に書くべきこと

退職届は中身が肝心ですが、封筒に何も書かずに渡すことはNG。表の中央には「退職届」と書き、裏面の向かって左側には部署名と氏名を記入しましょう。

「人事担当者様へ」などと宛名を書きたくなるかもしれませんが、上記以外のことは書かないのがマナーです。

文字を書く際のマナー

封筒に文字を書く際にも、マナーが必要です。筆記用具は黒インクのボールペンか万年筆が良いでしょう。なるべく人目につかないように提出すべき書類のため、太文字のサインペンなどはNGです。

また、インクが水性だと水濡れなどによって文字がにじむおそれがあるため、油性ペンが適切です。「控えめで読みやすい文字」に仕上げることを、意識してくださいね。

退職届の封筒にまつわる疑問を解消！

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退職届の準備を進めていると「こんな時はどうするの？」「これでも大丈夫？」といった疑問が湧いてくるものです。封筒に関して疑問を持ちやすいポイントをＱ＆Ａで見ていきましょう。

Q:青いインクで書いても良い？

A:マナー違反ではないものの、黒いインクの方が無難です。

「改まった書類を書く際には黒か青のインクを用いる」とされています。理由としては、青い文字が読みやすいことや、カーボン紙で書類を複写すると文字が青く写ることが挙げられます。

正式な書類を青いインクで書くことは、マナーに沿ったことなのです。退職届の封筒を青いインクで書いても問題はありません。

ただし現代では、黒いインクで書くことが主流になっています。黒いインクで書いた方が無難でしょう。

Q: 封はする？

A:手渡しならしなくてもOK、のりが付いている封筒なら封をしましょう。

退職届を手渡しで提出する場合は、その場で中身を出して内容を確認しますよね。すぐに読むことが分かっているので、封はしなくてもマナー違反ではありません。

ただし、あらかじめのりがついているタイプの封筒なら、封をした方が良いでしょう。その場合は封の上に「〆」の印を書くこともポイントです。

Q:退職届を郵送するときはどうする？

A:一回り大きいサイズの封筒で送りましょう。

前述のとおり、退職届を入れる封筒の表に書くのは「退職届」の文字だけです。郵送する場合でも、住所や宛名を直接書くのはNGです。一回り大きいサイズの封筒を用意し、退職届を入れた封筒と添え状を、同封して送りましょう。

担当者の「親展」とすることも忘れずに。「親展」とは「宛名の人以外は開封しないでください」という意思表示です。退職届のように、デリケートな書類を郵送する際には、宛名の左下に「親展」と記入してくださいね。

また、退職の話がこじれている場合や、届いたかどうかを確認したい場合は内容証明郵便や特定記録郵便もおすすめです。

封筒のマナーを守って気持ちよく退職しよう！

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引継ぎを完璧に行い、退職届をしっかり書いても、封筒のマナーが残念なのはNGです。封筒はいちばん外側にあり、人の目に触れるもの。今回解説したポイントを押さえて、良い印象を残しましょう！

なお、退職後の仕事探しや転職については、おもてなしHRにご相談ください。