受付業務の向き・不向きとは？

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受付は企業の代表者として、来訪者やコンタクトを取ってきた人に対応することが仕事です。

企業の受付であれば、来訪者の身元やアポイントメントの有無、要件を確認した上で担当者に取り次いだり、応接室を押さえたりといったことが主な業務。また、レジャー施設や美容室などでは予約情報との照合や会計業務などを遂行します。また、電話やメールでコンタクトを取ってきた相手に、最初に対応するのは受付担当者。

企業や施設の印象を左右する重要なポジションですが、この仕事に向いているのはどのような人なのでしょうか。向いている人・向いていない人の特徴や、受付業務に役立つ経験を詳しく見ていきましょう。

受付業務に向いている人の特徴6選

受付業務に向いているのは、以下のような特徴を持つ人です。こうしたことに当てはまるのであれば、受付業務への就業を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、以下の記事では受付事務の仕事について解説しています。併せてご一読ください。

コミュニケーションが得意

受付は人と人とをつなぐ仕事。そのため、コミュニケーションスキルは必須と言えるでしょう。

来訪者を気持ち良く迎え、担当者へとスムーズに取り次ぐためには、適切なコミュニケーションが欠かせません。一期一会の出会いを大切に考えることや、日頃から社内の人間と良好な関係を築くことが重要です。

気配りができる

受付業務の担当者は会社の代表です。来訪者の受付を済ませ、担当者に取り次ぐまでの短い時間でも、目の前の相手を「大切なお客様」としておもてなししなければなりません。

それには、気配りのスキルが必要不可欠です。例えば、担当者がやってくるまで時間が掛かりそうな場合は「あちらのソファにかけてお待ちください」といった一言を添えるといった心遣いが求められます。

マナーが身についている

会社の代表として来訪者に接するためには、マナーを身につけている必要があります。

身だしなみを整え、正しい言葉遣いで対応する。感じの良い表情や、上品な所作で接する。こうしたことをさりげなくこなすためには、日頃からマナーを意識して行動しなければなりません。

目上の人や、社外の人に対する礼儀作法も忘れずに。

事務処理や語学のスキルがある

受付業務に対して「ただ人を案内するだけ」といったイメージを持つ人もいるかもしれません。

しかし実際には、来訪者の情報を管理したり、入館証の受け渡しを帳簿につけたりといった業務が発生します。基本的な事務処理スキルは必要不可欠でしょう。

また、外国人が多く訪れるグローバルな企業であれば、語学スキルも望まれます。

臨機応変さ

お客様が約束の時間を勘違いして訪れた、担当者が不在にしている、アポなし営業がやってきたなど、受付業務をしているとさまざまなことが起こります。

そのたびに右往左往するようでは、受付業務は勤まりません。いかなる時でも落ち着いて、臨機応変に対応する力がある人はこの仕事に向いているでしょう。

見た目の美しさ

受付業務に必要な見た目の美しさとは、顔立ちだけのことではありません。清潔感を保ち、上品な雰囲気をまとうことで、美しさを演出することが必要なのです。

来訪者をさわやかに迎える受付担当者は、外見を磨き上げることも仕事のうちです。日頃から高い美意識を持っている人は、受付業務で大いにいかせるでしょう。

受付業務に不向きな人の特徴5選

一方、受付業務が不向きな人の特徴としては以下のようなことが挙げられます。

コミュニケーションが苦手

先述の通り、受付業務をスムーズに進めるためにはコミュニケーションスキルが必要不可欠です。「多少の苦手意識がある」という程度なら、業務をこなすうちに慣れてくることもあるでしょう。

しかし、極度の人見知りであったり、人の顔と名前を覚えることが著しく苦手だったりという人は、受付業務には不向きかもしれません。

ルーチンワークが好き

さまざまな来訪者に対応する受付業務をこなすには、やはり臨機応変さが必要です。

「同じ作業の繰り返しが好き」「毎日決まった仕事をしたい」といったタイプの人は、受付業務にストレスを感じやすいのではないでしょうか。

ビジネスマナーが身についていない

ビジネスマナーは仕事を通して身につくもの。しかし多くの来訪者に対応する受付業務では、入社直後からレベルの高い対応力が求められます。

新卒入社であれば大目に見てもらえることもありますが、中途採用の場合「マナーはできて当たり前」と見なされます。社会人経験が浅く、自信が持てない人はビジネスマナーに磨きを掛けてからチャレンジすると良いでしょう。

気配りが苦手

目の前の仕事に集中すると、周りが見えなくなってしまうタイプの人も受付業務には不向きでしょう。

受付業務の仕事は、来訪者と担当者とを取り次ぐだけでなく、わずかな時間にも心地よさを提供するスキルが求められるもの。担当者に連絡することばかりに気を取られて、来訪者をほったらかしにしたりしてしまうかもしれません。

「気配りは苦手でもチャレンジしてみたい！」と思うのであれば、常に周囲の様子を見ることを意識し続ける必要があります。

パソコン操作がまったくできない

来訪者の情報を管理したり、メールでの問い合わせに対応したりする際にはパソコン操作が必要です。

受付業務において、複雑な操作をする機会は少ないものの、基本的なパソコンスキルがない人は不向きかもしれません。

ただし、「操作に慣れていないだけ」という人なら努力で追いつけるはず。パソコン教室に通ったり、ネットカフェで練習してみたりといった工夫をしましょう。

受付業務に就くために役立つ経験とは？

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受付業務は特別な資格がなくてもできる仕事ですが、企業の代表として高いスキルが求められます。受付業務に必要なスキルを磨くためには、まず接客業で経験を積むことも検討してみましょう。

特に、ホテルのフロントスタッフなどは、受付業務と仕事内容が似通っているのでおすすめです。「受付業務に不向きな人」の特徴に当てはまる人も、フロントスタッフを経験することで苦手を克服できるかもしれません。

以下の記事では、ホテルのフロントスタッフの仕事について解説しています。併せてご一読ください。

受付業務には人間力が重要！

社外の人にも社内の人にも気遣いが求められる受付業務には、人間力が必要不可欠です。接客業などの経験を通して人間力を磨き、一流の受付担当者を目指しましょう！

なお、ホテルへの就職・転職はおもてなしHRにご相談ください。