内定通知書に内定式の案内状。内定者の気持ちに寄り添った文面で作成しよう!

最終面接を終えて内定者が決まった段階で、内定者に対していくつかの通知をする必要があります。求職者が心待ちにしいている「内定通知書」「内定式の案内状」、これらの作成にあたる場合、採用担当者はどういった点に注意すれば良いでしょう。配慮が必要な点についてもまとめましたので、作成時の参考になさってください。伝達のための味気ない文面にせず、あたたさも意識すると良さそうです。

内定者への案内がなぜ必要?

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内定者に送られる通知書や案内状。就職活動や転職活動に努力を重ねていた人にとっては、ゴールを実感できたり、安堵感を感じたり、非常に重要なものです。企業と求職者の繋がりのスタートとも言えるかもしれません。届くのを心待ちにしている人が多くいるものです。

 

企業にとっても、これから一緒に頑張りましょう!という気持を表現する1つの手段でもあります。内定者への案内には、そういった特別な意味も込められています。

 

単なるビジネス文書とは一線を画したものと言えるはずです。受け取り手となる内定者の気持ちに寄り添って作成し、送付すると良いでしょう。

 

内定者に送付する案内の種類

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企業が内定者に送付する案内として代表的なのは「内定通知書」「内定式の案内状」それぞれの目的や意味をご紹介します。

 

内定の通知書

 

求職者にとっては、もっとも重要なものと言える内定通知書。内定通知書は、企業が雇用意志を表明する意味を持ち、内定者が内定を承諾するための、内定承諾書あるいは入社承諾書が同封されることが一般的です。

 

内定は労働契約の一種で法的拘束力が発生します。そのため、内定通知書は採用が内定しているということを表す証拠にもなるため、採用活動に関わる重要な書類の1つです。

 

内定式の案内状

 

内定式は、内定者の入社の意識を高めるという目的を持っています。企業にとっては、入社意志の最終確認する場です。内定式の実施については企業が自由に決められるもので、必ずしも行われるものではありません。

 

新卒者の場合は、社会人として初めて参加する式典です。社会人としてのマナーが身についていないこともありますので「いつ」「どこで」「何が必要か」「何を行うのか」を分かりやすい文面にして案内状を作成しましょう。緊張感をあおりすぎない、適度に柔らかさのある文章を心がけると良いでしょう。

 

内定者への案内は書面?メール?

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かつては書面が主流であった内定者への案内ですが、最近ではメールでの送付も多いようです。書面もメールも記載すべき内容は同様です。

 

書面であれば、入社に関わる必要書類を同封することもできますし、メールであれば、郵送よりも早く内定の連絡をすることができます。どちらにもしても、求職者を不安な気持にさせることのないように、送付方法を事前に伝えておくようにしましょう。

 

内定通知書は、求職者が特に心待ちにしているものです。最終選考の1週間~10日後には求職者のもとに届くようにしましょう。内定式の案内は内定者の都合も考慮し、少なくとも1カ月前には送付すると良さそうです。

 

内定通知書に記載する項目

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内定通知書にはどのよう内容を記載する必要があるのでしょうか。項目と項目ごとの文面についてご紹介します。作成の際には、例文も参考にしてみてください。

 

日付

 

内定通知書を作成した日、もしくは送付する日を記載します。最終面接日から近い日付の方が、素早く対応したという印象を与えることができるので、迷ったら作成日にすると良いでしょう。

 

宛名

 

漢字に誤りがないかの確認は漏れの無いようにしましょう。また、敬称についても注意が必要です。社内文書の場合、個人名の後に「殿」と付けることがありますが、内定通知書の場合は使用に適さないため「様」を使います。

 

差出人名

 

差出人名は会社名・部署名(人事部)を記載する場合、または会社名・代表者名を記載する場合がありますが、内定通知書の場合は代表者名を記載することが一般的なようです。「代表取締役 〇〇〇〇」とあると、内定者も気持ちが引き締まるかもしれません。

 

採用決定について

 

書面の冒頭には、採用決定に関する内容を記載しましょう。文面には、応募に対する感謝の気持をそえると良いでしょう。

 

拝啓 貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。このたびは、弊社採用試験にご応募いただきましてありがとうございました。厳正な選考の結果、○○様に当社の一員としてお力添えをいただきたく令和〇年度採用社員として内定いたしましたので、ご連絡申し上げます。 敬具

その他の伝達事項がある場合には最後に一文を書き添えると内定者も読み進めやすくなります。

つきましては、同封書類をご記入いただき、〇月〇日までご返送ください。入社日(出社日)につきましては別途ご連絡させていただきます。

また、入社手続きに関しましては、別途ご連絡をさせていただきます。メールにて恐縮ではございますが取り急ぎご連絡申し上げます。

内定通知書の目的は内定の事実を知らせることですが、事務的にしすぎることなく、心のこもった丁寧で分かりやすい文章にしましょう。

 

同封書類(郵送書類)

 

同封されている書類、または後日郵送する書類について記載します。記載内容と中身に、間違いがないかを確認するために必要です。提出期限や提出日がある場合には必ず明記します。

 

入社(または出社)の日時・場所

 

内定通知書の中で、入社日(出社日)を明記する場合には、日付と時間、住所を正しく記載しましょう。フロアや部署についても漏れなく記載し、内定者が迷うことのないよう配慮してください。

 

人事担当者の連絡先

 

内定通知書を受け取ってから実際に働き始めるまで、期間が空いてしまうことがあります。不安に感じる内定者もいるでしょう。特に新卒者の場合はフォローが大切です。

 

ご不明な点がございましたら人事採用担当:△△(電話:0120-〇〇〇-×××)までお問い合わせください。

 

人事担当者の連絡先、加えて担当者の名前の記載があれば、内定者も安心するはずです。

 

内定式案内状に記載する項目

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内定式を実施する場合には、案内状の送付が必要です。内定者にとっては緊張を感じる場になりますので、あたたかみのある文章で楽しみな気持ちが生まれるような工夫をしましょう。日付・宛名・差出人については、内定通知書と大きく違いはありません。その他の内容についてご紹介します。

 

内定式の実施について

 

内定式を実施することと、内定式への出席をお願いする旨を明記します。

 

拝啓 時下、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、下記日程にて内定式を執り行うことになりましたので、ご出席くださいますようお願い申し上げます。 敬具  

 

案内状は、あくまでご案内というスタンスです。よほどのことがない限り出席するものではありますが、強制的な文章にならないよう注意しましょう。

 

日時・場所

 

内定式の日時、場所を記載します。内定式を会議室で行う場合は会議室名、ホテルやホールを使用する場合には、住所の他に地図なども沿えると良いでしょう。

 

服装

 

内定式への出席はスーツが一般的ですが、私服を指定する企業もあります。ビジネスシーンに慣れていない内定者もいるはずです。「正装で……」「平服で……」というような表現ではなく、分かりやすさを意識してください。

 

また、昨今の社会情勢を踏まえて、マスクの着用についても触れておくと良いかもしれません。

 

持ち物

 

提出が必要な書類がある場合には、箇条書きにすると分かりやすいでしょう。筆記用具など、持っているだろう……と思うものについても、漏れなく記載してください。

内容

 

内定式ではどのようなことが行われるのか、簡単なスケジュールを記載すると親切です。内定者の自己紹介やレクレーションがあることが事前に分かれば、心の準備もできるでしょう。

 

内定者に寄り添った案内に

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内定者にとって、内定通知書や内定式の案内状は特別な存在です。最終面接を終え、合否の結果を待つ時間はとても緊張感のあるものです。人生を左右するといっても過言ではありません。

 

書類、メールを送付する場合には、そんな内定者の気持に寄り添った文面になるように配慮しましょう。最後に「一緒に働くことを楽しみにしています」というような文面を添えると、頑張ろう!という気持ちにつながるかもしれません。

 

内定者に向けた手紙だと思って、あたたかな気持ちを持って作成を進めてくださいね。自分自身が求職者であった頃を思い出しながら取り組むのも良さそうです。

 

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