ホテル業界で注目の勤怠管理システムとは?導入して勤怠管理を見直そう!

勤怠管理システムは、人事労務業務をサポートし、業務負荷を軽減してくれるシステムです。ホテル業界をはじめ、様々な業界で取り入れられ始めている勤怠管理システムは、どのような特徴があるのでしょうか。勤怠管理システムをホテル業界で導入するメリット・デメリット、勤怠管理システムの選び方をご紹介します。

目次

    ホテルでの勤怠管理はどうしてる?

    従業員の労働時間を正確に把握するために必要となる勤怠管理ですが、あなたの勤めるホテルでは、下記のうちどの方法で勤怠管理が行われているでしょうか。

     

    • ・紙の出勤簿
    • ・紙のタイムカード
    • ・表計算ソフト管理
    • ・勤怠管理システム

     

    昔ながらのホテルであれば、紙の出勤簿やタイムカードで勤怠管理を行っていることもあるかもしれませんね。しかし、現代ではパソコンでの管理が一般的となっており、中でも「勤怠管理システム」に注目が集まっています。

     

    多くの業界で使われている、勤怠管理システムとは一体どのようなものなのでしょうか。勤怠管理システムの基礎知識やメリット・デメリット、勤怠管理システムの選び方をご紹介しますので、導入を検討しているホテル担当者は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

     

    ホテルが勤怠管理を強化すべき理由

    iStock.com/Igor-Vershinsky

     

    昨今、ホテル業で勤怠管理システムの導入が進んでいるのは、勤怠管理を強化すべきと考えるホテルが増えたことが影響しています。今一度、ホテルが勤怠管理を強化すべき理由を確認しておきましょう。

     

    長時間労働を防ぐため

    ホテルはサービスの提供時間が長いこともあり、他業界と比較しても従業員の労働時間が長くなりやすい傾向にあります。それがきっかけのひとつとなり、慢性的に人手不足に悩みを抱える業界としても有名です。

     

    しかし、私生活は仕事と同等に大切だという価値観が持つ労働者が増えたことで、ホテル業界の人材不足は加速に拍車がかかるようになりました。一方では、インバウンド需要の高まりによりホテルの建設が相次ぎ、人手不足はますます加速の一途を辿っています。

     

    この状況を変えるためには、長時間労働をさせない環境を整えることが重要ですよね。よって、少しでも危機感を覚えたホテルを皮切りに、勤怠管理の強化が始まっています。

     

    有給休暇の取得を促すため

    2019年の労働基準法の改正により、企業は有給休暇を従業員に取得させることが義務付けられました。しかし、ギリギリの人数で仕事をこなす中小企業を中心に、有給休暇の取得義務化に焦りを感じた経営者も少なくなかったはずです。これはホテルも例外ではないでしょう。

     

    従業員にしっかりと有給休暇を取得させるためには、人手を増やす、あるいは業務効率化を図る必要があります。そこで活躍するのが勤怠管理なのです。

     

    まずは、どの従業員がどれだけ働いているのか、どの部門の残業が最も多いかなどの数値化しなければ対策の立てようがありませんので、不安を覚えたホテルは勤怠管理を強化していくべきと言えます。

     

    生産性を向上させるため

    勤怠管理を徹底することができれば、生産性の向上にも繋がります。どの業務にどれだけの時間がかかっているかを明確にすることで、効率化を図るべき業務や撤廃する業務を選定する判断材料になるからです。

     

    生産性向上を主目的として勤怠管理を強化する企業は多くないはずですが、勤怠管理は従業員の労働環境の改善とあわせ、生産性の向上にも一役買ってくれるということも覚えておきましょう。

     

    ホテル業界で注目が集まる「勤怠管理システム」とは?

    iStock.com/Pekic

     

    多くの業界で導入が進む勤怠管理システムとは、その名の通り従業員の勤怠管理を簡単に行うことができるシステムです。

     

    システムはタイムレコーダー・パソコン・スマートフォンなどと連携させることができるため、打刻から分析までを全てデータ化することができます。また、給与システムとも連携ができ、人事労務の業務量を大幅に削減できることから導入が進んでいるようです。

     

    従業員としても、出勤・退勤・休暇申請などの手間を減らすことができるうえ、自分自身の労働状況を確認することができるため、雇用主・労働者双方に大きなメリットがあるとして注目が集まっています。

     

    勤怠管理システムは「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つに大別することができますが、導入コストが安価であることや、素早く導入が進められることから「クラウド型」が主流となっているようです。

     

    ホテルが勤怠管理システムを導入するメリット

    iStock.com/miya2272

     

    ホテルが勤怠管理システムを導入した場合、どのような点でメリットを感じることができるのでしょうか。具体的なメリットをみていきましょう。

     

    部門・勤務形態ごとの管理が不要になる

    ホテルでは宿泊部門をはじめ料飲・宴会・バックオフィスなど多くの部門が存在していますよね。お客様と関わる部門はシフト勤務・勤務の中でも日勤や夜勤、バックオフィスは平日のみの出勤など、働き方も部門ごとに多種多様であるため管理は煩雑になりやすいものです。

     

    そこで活躍するのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムの大半は、様々な勤務形態を一元管理できるため、集計にかかる手間を大幅に削減することができます。

     

    日勤・夜勤の給与計算が楽になる

    勤怠管理システムの多くが、給与計算システムとの連携ができる仕組みになっています。

     

    ホテルは日勤・夜勤が当たり前の業界であるうえ業務量が多いため、人事は残業代や深夜手当の計算を避けて通ることはできませんよね。また、雇用形態も正社員・アルバイトなど多種多様な勤務形態があることは、給与計算を一層難しくすることでしょう。

     

    勤怠管理システムを用いれば、複雑な計算も効率的に行うことができるということも大きなメリットと言えます。

     

    ヒューマンエラーがなくなる

    勤怠管理は、小さなミスも許されないものです。勤怠管理システムの導入は、人的なミスやトラブルを最小限に抑えることができるということも人事労務にはありがたいものと言えるでしょう。

     

    また、従業員のヒューマンエラーも少なくすることができます。打刻はパソコンやスマートフォンなどの端末から行うことができるほか、ICカード・指紋・顔認証やGPSなどの方法も用いることができるシステムもあるようですので、客観的で公正な打刻が可能となっています。

     

    法改正時の作業負荷が軽減される

    労働者の給与は、様々な税金を引いたうえで行わなければなりませんよね。そのため、法改正が入る度に、給与計算の方法を変えるという手間に追われていたという人事担当者も多いはずです。

     

    勤怠管理システムの中には、法改正後に自動的に改正された内容がアップデートされるものもあります。そのため、「適応するのを忘れていた!」というようなミスさえも防ぐことができるのです。

     

    勤怠管理システムは導入社数の増加に伴い、年々便利な機能が追加されていきますので、今後のアップデートにも期待が持たれています。
     
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    ホテルが勤怠管理システムを導入するデメリット

    iStock.com/ozgurdonmaz

     

    ホテル・従業員双方に多くのメリットをもたらす勤怠管理システムですが、デメリットがあるということも忘れてはなりません。勤怠管理システムを導入するデメリットも押さえておきましょう。

     

    費用が発生する

    これだけ人事労務の手間を削減してくれる勤怠管理システムですから、もちろん少なからず費用は発生します。システムの導入費用がかかることをネックに感じ、導入の気が進まないという経営者もいることでしょう。

     

    ただ、費用はそこまで高額な訳ではありません。多くの勤怠管理システムは、従業員(ユーザー)1名ごとに200~300円/月という費用が大半で、提供する企業によっては従業員〇名までは月額費用無料というものもあります。

     

    中には初期費用・月額料金ともに無料のシステムもあるようですが、コストがかかるシステムが多いため、これをデメリットと捉える方もいるようです。

     

    扱いが難しい場合がある

    勤怠管理システムを使用する担当者は、基本的にパソコンでデータ管理をすることになります。

     

    どんな企業規模でも使いやすいように設計されているものが多いはずですが、これまで紙で勤怠管理を行っていたというホテルであれば、多少なりとも扱いが難しいと感じることもあるかもしれません。

     

    操作が慣れれば大したことはないものの、これをデメリットと感じる企業もあるはずでしょう。

     

    ホテルの勤怠管理システムの選び方

    iStock.com/Mixmike

     

    勤怠管理システムの導入を決める際には、どのようなポイントを気を付けて比較すべきなのでしょうか。ホテル業者の勤怠管理システムの選び方をご紹介します。

     

    自ホテルの勤務形態に適したものを選ぶ

    最も重要なのは、自ホテルの勤務形態に適したシステムを選ぶことです。いくらわかりやすい、評判が良いというシステムであったとしても、自ホテルで適用できなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。

     

    ホテル業界に特化した勤怠管理システムも複数あるようですので、不安であれば業界に特化したシステムの導入を検討するのが得策でしょう。

     

    操作性などの使い勝手で選ぶ

    次に重要なのが、給与計算などを行う人事労務担当者の使いやすさです。使いづらいシステムを導入してしまえば、無駄な工数が発生してしまいますし、仕事へのモチベーションも下がりかねません。

     

    ただ、現在国内で使われているシステムは100弱もの種類があるうえ、プランによって利用できる機能に差があるシステムも多いため、全てを試して比較することは難しい現状があります。

     

    ですので、同業者やWEBサイトでの口コミを参考にし、どんな担当者でも使いやすいかつ機能を使い切れそうなシステムを選んでくださいね。

     

    従業員が使いやすい打刻システムを選ぶ

    システムを利用するのは、担当者のみではありません。毎日の打刻時、また休暇申請時などは全従業員がシステムを利用することになります。

     

    ホテルでは全員にパソコンが支給されていないことが大半です。また、スマートフォンでの打刻は非常に便利ではありますが、従業員によってはスマートフォンを所持していない方もいるでしょう。

     

    自ホテルの従業員が打刻・申請を容易にできるシステムを選ぶのも重要です。

     

    料金で選ぶ

    前述の通り、月額の料金はシステムごとに大差ありません。しかし、冒頭でご紹介した「クラウド型」と「オンプレミス型」では、特に導入にかかる初期費用が大きく料金が異なります。

     

    また、無料で利用できるものには機能に制限があったり、サポートがあまり充実していないという可能性もありますので、自社の従業員数や導入にかけられるコストを鑑みたうえで比較・検討をしてみてくださいね。

     

    勤怠管理システムがホテル業界の未来を変える!

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    勤怠管理システムは、これまでの人事労務の作業負荷を大きく変える画期的なシステムです。勤怠管理が煩雑であるホテル業界こそ、利用した際に効果を実感できることでしょう。

     

    導入・利用にある程度の費用はかかるものの、費用対効果を考えれば導入すべきだと感じさせてくれるものが多いはずですので、ぜひ様々なシステムを比較し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

     

    「操作に不安がある」「導入後に機能を充分に使えるかが不安」という担当者がいるのであれば、システムに強い人材を確保するのもひとつの手です。

     

    当サイト「おもてなしHR」では、ホテルをはじめとした宿泊業に特化した人材紹介サービスを提供しており、貴ホテルの条件に合わせた人材のご紹介が可能です。相談料は一切かかりませんので、ぜひお気軽にご相談くださいね。

     

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