不採用者の履歴書の正しい取り扱い!返却しない場合は保管期間を設けよう!

不採用者の履歴書は、返却するべきか否か、破棄する場合はすぐに破棄して良いものなのかなど、判断に迷うことが多いのではないでしょうか。法律で返却や保管が義務付けられているものではありませんが、適切に扱わないとトラブルに発展する場合があります。トラブルを防ぎ、円滑な採用活動を行うためのポイントをまとめました。

不採用者の履歴書はどう扱うべきなのか?

疑問

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応募書類の取り扱いは正しくできていますか?採用した場合はもし経歴詐称があった場合の証拠にしたり、緊急連絡先を調べるために保管するのが当たり前のことですよね。

 

それでは、不採用にした場合の履歴書はどう取り扱うべきなのでしょうか。不採用者の履歴書の正しい取り扱いや、不適切に扱った場合に起こり得るトラブルを解説します。

不採用者の履歴書の扱いは企業の自由で良い

返送

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不採用者の書類については、法律で「こうしなさい」という決まりは設けらていません。もちろん個人情報は守らなければなりませんが、応募者に返却するのも、返却せずに破棄するのも企業の自由です。

 

しかし、応募者は不採用になった場合、自分の履歴書がどう処分されるのかを結構気にしているものです。それをふまえ、どう取り扱えば良いのか見ていきましょう。

 

不採用者の履歴書は返却が望ましい

不採用者の履歴書は、返却する義務はありませんが、速やかに返却することがもっとも望ましい取り扱い方です。

 

不採用者の立場からすれば、多くの個人情報を記入した履歴書が今どこにあるのかわからないのは不安ですよね。それだけではなく、次に履歴書を書く際の参考にしたり、証明写真を再利用したいという実用的な理由で返却を望む求職者が多いのです。

 

そして何よりも、個人情報が書いてある書類をきちんと返却してくれる企業には安心感を持てるでしょう。

原本は返却してコピーやデータを残す

履歴書の原本は返却し、コピーやデータを保存しておくという方法もあります。

 

あまり考えたくないことですが、不採用にしたことを逆恨みされて嫌がらせを受けるといったことが起こる可能性はゼロではありません。また、一度不採用にした人が再度応募してくるということも稀にあります。

 

万が一のトラブルに備えたり、再度の応募があった場合の参考にするために取っておくのですね。この場合は、データを保管する旨とその目的を説明することが必要です。

返却しない場合は一定期間保管後に正しく破棄

不採用者の履歴書は返却することがベストではありますが、手間や送料がかかるため企業にとって負担が大きくなることもありますよね。

 

返却は義務ではなく、破棄しても問題はありません。ただし、その辺に放置したり、そのままゴミ箱に捨てるのは絶対にNGです。きちんとシュレッダーにかけて破棄しましょう。

 

また、不採用を決定してからすぐに破棄するのではなく、ある程度の期間は保管するようにしてください。保管するべき期間についても、特に法律で定められているわけではありませんが、3ヵ月~6ヵ月程度が目安です。

 

企業でルールを作り、バラつきの無いように保管しましょう。

不採用者の履歴書を一定期間保管せずに破棄すると…

前の項目で、履歴書を返却せずに破棄する場合は一定期間保管しましょう、と解説しました。その理由は、不採用にした後に「返却してほしい」という申し出があるかもしれないためです。

 

返却の義務は無いとはいえ、個人情報を記載した書類の返却要望に応じられなければ不信感を持たれてしまいますよね。返却の要望があることを想定して履歴書にメモを書き込むことも控えましょう。

 

履歴書の保管期間などは応募者に告知しよう

案内

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不採用となった場合の履歴書の取り扱いは、あらかじめ応募者に告知しましょう。特に返却しない場合は「3ヶ月保管したのちに破棄します」というように、募集要項に記載しておくと良いでしょう。

 

応募者に不要な心配をさせないことが、企業の信頼や円滑な採用活動に繋がるのです。採用活動を円滑に進めるには、就職・転職エージェントの活用もおすすめです。

 

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