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採用結果メールで合否を連絡する際の注意点とは?

最近では、採用結果を連絡する手段として「メール」を選ぶ企業が増加しています。採用結果をメールで応募者に伝えるメリットはたくさんありますが、メールを用いる際にも注意点があるのです。事前に採用の合否を伝えるメールのポイントをチェックしていきましょう。

採用結果をメールで伝えることが増えている

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伝統を重んじる社風であれば、採用の合否をメールだけで伝えるのは応募者に対して失礼なのでは、という懸念をお持ちの採用担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

以前から書面ではなくメールで結果を伝える企業が増加していましたが、新型コロナウイルスの影響によって、採用活動の常識がくつがえっています。

 

昨今の採用活動ではオンラインでのやり取りが主流となっており、それに伴い、メールでのやり取りも取り入れざるを得なくなった企業も増えているのです。

 

電話で合否結果を伝える場合、どうしても入れ違いとなってしまうケースが頻発するリスクがありますよね。しかし、メールを使って採用の合否を連絡すると、応募者と採用担当者の都合を考慮しながらやり取りをすることができます。

 

加えて、文章として残すことができるので、応募者と企業側の安心材料として機能させることも可能になるのです。

 

採用の合否結果はメールの場合でも早くすべき

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メールで採用の合否結果を伝える際も、なるべく早く連絡をしたほうが良いでしょう。

 

応募者は採用結果を今か今かと心待ちにしています。就職・転職時、応募者は複数企業の選考に参加していることがほとんどです。

 

自社が本命だった場合は、他社へ選考辞退の連絡をしなければならず、選考結果が遅れてしまうと応募者の計画がズレてしまう可能性があるのです。

 

企業にとって、特に合格を知らせるメールは、自社の求める人材を確保できるチャンスです。選考結果の判断や連絡が遅れてしまえば、応募者が他社に流出してしまうかもしれません。そういった背景を考えると、なるべく早く応募者へメールすることが求められます。

 

メールで連絡する目安としては、選考日から3日~1週間のうちに合否の結果を伝えるのが望ましいでしょう。

 

宿泊業界にとっては優秀な人材の確保は急務です。優秀な人材に入社にてもらうには、なるべく早く、そして誠実な対応が重要なのです。

 

採用結果メールで合否結果を伝えるポイント

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メールで採用結果を伝えるポイントは合格か、不合格かによって気を付けるべきポイントが異なります。それぞれ確認していきましょう。

 

合格メールの場合

 

合格を伝えるメールでは、事務的な文面になってしまいがちですが、できるだけ心のこもったメールを書くようにしましょう。

 

会社組織としての想いや、人事担当者の気持ちを合格メールで伝えることによって、応募者の入社を促すことが必要です。

 

残念ながら、応募者に合格メールを送ったからといって、自社に入社してくれるとは限りません。合格メールの対応次第で、応募者の気持ちが変わってしまうこともあるのです。

 

「採用のメールだから合格と伝えれば大丈夫だろう」などと油断せず、ぜひ入社してほしいという想いをしっかりと応募者に伝えるようにしてください。

 

不合格メールの場合

 

まず、自社を選び応募してくれたことへの感謝の気持ちを表しましょう。

 

そのうえで「不採用の結果となってしまい残念だ」という気持ちを丁寧に伝えるようにしてください。また、「不合格」「不採用」というワードや、不採用の理由を具体的に記載することは避けましょう。

 

不合格メールで重要なのは、応募者と真剣に向き合い、採用するかどうかを考え抜いた姿勢を文章として伝えることです。

 

今後、不合格にした応募者と関わる機会があるかもしれません。そのため、少しでもわだかまりがないよう、対応することが大切なのです。

 

採用の合否結果のメールが企業の印象を大きく左右する!

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採用の合否結果を連絡する際、書面や電話だけでなく、メールでも伝え方や対応に気を付けなければ、企業の印象、さらには入社率まで大きく影響します。

 

応募者がメールで受け取る情報は文面だけなので、企業側の「伝えよう」という気持ちがなければ冷たい印象を与えてしまいます。そのため、今まで以上に丁寧で誠実な対応が求められるでしょう。

 

応募者の採用結果を待つ不安な気持ちを取り除き、より優秀な人材を確保していくためにも、メールでの連絡も気を抜かず行ってくださいね。

 

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