ホテルの業務に欠かせないPMSとは？

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PMSとはProperty Management System（プロパティーマネジメントシステム）の省略で、ホテルの宿泊部門管理システムを示す言葉。予約・販売価格・残室数・料金の精算などを一括で管理できる他、連絡事項などのメモを入力する機能なども付いています。現代ではほとんどのホテルで導入されていることでしょう。

ホテルの関係者にはおなじみのPMSですが、これからホテルに就職する人、就職したばかりの人にとっては「よく分からないもの」ですよね。この記事では、PMSを使ってできることの具体例や、ホテルがPMSを選ぶ際の一般的な基準について解説します。

PMSを理解するための参考に役立ててくださいね。

ホテルのPMSの機能を見てみよう

さまざまなメーカーが開発・販売しているホテルのPMS。商品によってインターフェースや操作方法は異なりますが、基本的な機能は共通しています。どのホテルでも活用しているPMSの機能を見ていきましょう。

予約、客室の管理

ホテルの商品は何といっても客室です。予約状況や販売可能な客室数をしっかり管理し、常に最新のデータを確認できるようにしていなければなりません。

PMSは、予約・客室の管理に必要不可欠です。電話や自社ホームページから入った予約だけでなく、「サイトコントローラー」と呼ばれるシステムと連動することで、OTAや旅行会社から入る予約とも連動。オーバーブッキングや機会損失を避けられます。

一昔前までは外部からの予約と連動する仕組みができておらず、手作業での修正が必要だったとのこと。サイトコントローラーとの連動はここ10年の間で、PMSに起きたもっとも大きな進歩だと言われています。

売上・売掛の管理

PMSは経営者・管理者の意思決定に役立つデータ収集をする役割も担っています。たとえば、大手電機メーカーが開発したPMSには、ホテル全館または部門ごとの売上・業績を蓄積し、リアルタイムで可視化する機能が搭載されています。

また、売掛金のあるお客様を一覧で管理し、任意で請求書を発行できる機能を備えたPMSもあります。事業の継続を左右する売上・売掛をスマートに把握できるPMSは、ホテルの命綱と言えるのではないでしょうか。

顧客情報の管理

顧客情報の管理は、お客様満足度を高め、リピーターを確保するための重要な機能です。利用実績や利用金額の他、食べ物の好みやアレルギーの有無、同行者の情報などを記録します。

集めたデータは次回利用時のサービス向上やお客様タイプの分析、消費活動の調査などに役立てられます。

ホテルに導入するPMSの選び方

ホテルはどういったことを基準にして、PMSを選んでいるのでしょうか。PMSを選ぶ際の、基本的なポイントを解説します。

機能は必要十分か

PMSを導入する際は、必要な機能や運用方法を洗い出し、過不足がないもの選ぶことが望まれます。「とにかくたくさん機能が付いている方が良いだろう」「安ければ何でもいい」といった考えで選ぶのは失敗のもと。

ホテルの経営コンサルタントによると、PMSを適切に運用できていないホテルが少なからずあるようです。自分のホテルで必要十分なPMSが導入されているかどうかをチェックしてみましょう！

クラウド型かオンプレミス型か

PMSにはインターネット上のサーバーを利用するクラウド型と、自社のサーバーにソフトをインストールするオンプレミス型があります。

クラウド型はアクセス権があればどこからでもアクセスできます。システムの保守などはサービス提供元の仕事なので、導入・運用の手間は非常に少ないでしょう。

一方、オンプレミス型は情報流出のリスクが低く、自由にカスタマイズできるというメリットがあります。

ホテルのタイプや規模によって、どちらが適しているかは変ってきます。導入を検討する際には、それぞれの特徴を理解して選びたいですね。

最低限の分析ができるか

PMSは客室・売上・顧客情報などの管理システム。しかし、管理しているだけでは事業の発展は望めませんよね。管理する所から一歩進んだ、データ分析機能の有無を重視するホテルは多いのではないでしょうか。

特に、新たな客層の開拓や、送客手数料の削減を進めるには、お客様のタイプや予約ルートの分析機能は最低限必要と言われています。

PMSを使いこなしてホテル業務を円滑に

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就職先・勤務先のホテルで導入されているPMSの機能・特徴を理解していれば、日々の業務をより円滑に進められることでしょう。

せっかくの機能を活用しないのはもったいない話。ヘルプセンターを設けているPSMもあるので、分からないことをそのままにせず、ぜひ積極的に使いこなしてくださいね！